4 Schritte gegen Überforderung und Überarbeitung

Überforderter Mitarbeiter am Schreibtisch "ich kann nicht mehr"

Eines der Hauptprobleme von Führungskräften (na, und von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen) ist die ständig drohende Überforderung durch eine Vielzahl von Aufgaben, Terminen und Anforderungen. Doch ist die Feststellung „Ich kann nicht mehr!“ nun eine normale Reaktion auf zu viel Stress, „nur“ eine vorübergehende Erschöpfung oder sind es gar erste Symptome von Burn out? Finden Sie es heraus – und vor allem: Finden Sie Lösungswege aus der Überarbeitung.

Ich habe einen knackigen Artikel von Markus Väth gelesen, in dem er schreibt: „Seit ich Kinder habe, bin ich oft müde.[…] Ich kann mich nicht erinnern, wann ich das letzte Mal morgens so richtig energiegeladen aus dem Bett gesprungen bin und gedacht habe: Yeah, Montag, gehen wir’s an!“

Ehrlich gesagt, war ich erleichtert, als ich das gelesen habe. Denn: So geht es mir auch. Und ich fand es mutig, dass so ins Netz zu stellen. Wer mag schon zugeben, dass er oder sie gerade hart an der Belastungsgrenze schrammt – oder längst drüber ist?

Ich beobachte das auch bei unseren KundInnen. Oft sehe ich deutliche Anzeichen von Überforderung.
Gleichzeitig fällt mir auf, dass wenig dagegen getan wird. Es wird so hingenommen, als wenn es normal wäre, sich ständig zu überarbeiten. Als wenn es nicht anders ginge. Und tatsächlich: Je mehr das Umfeld (Vorgesetzte, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Kollegen und Kolleginnen) ebenfalls ständig erschöpft und überfordert ist, desto „normaler“ scheint dieser Zustand.

Und mir fällt auf, wie eng das Ganze mit Kontrollverlust zusammenhängt. Mir begegnet dann nämlich eine Art Ohnmacht, ein Ausgeliefertsein, dass befeuert wird durch den Gedanken

„Ich kann nichts dagegen tun, ich muss so viel arbeiten, sonst …

  • verliere ich meinen Job
  • geht mein Unternehmen pleite
  • sind die anderen sauer/enttäuscht/aufgeschmissen“
  • usw. (hier wahlweise das persönliche Horrorszenario einsetzen)

Weil es also unveränderbar scheint, wird jeglicher Gedanke an eine Lösung weggeschoben. Man ist gefangen im Hamsterrad. Derart von außen (also von Aufgaben und Terminen) gesteuert zu werden, lässt einen die innere Kontrolle verlieren.

Ein Hamsterrad kann von innen aussehen wie eine Karriereleiter.

Ein Opfer der Umstände. Oder?

Wie aus Überforderung wieder Handlungsfähigkeit wird

Wenn Sie nicht unbedingt den radikalen Weg aus Überarbeitung wählen wollen, wie bspw. mit dem 3-Stunden-Tag, dann wollen wir Ihnen mit diesem Artikel ein 4-schrittiges Selbstcoaching an die Hand geben, dass Sie für sich (oder eben für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) nutzen können.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Ein dahin geröcheltes „ich kann nicht mehr“ zeigt deutlich die Belastungsgrenzen auf. Und das hat tatsächlich auch was Gutes: Es bringt Sie dazu, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Halten Sie also kurz inne, und schärfen Ihre Wahrnehmung: Wie geht es Ihnen eigentlich? Erfassen Sie alle Anzeichen von Überarbeitung.

Diagnostik: Finden Sie sich hier wieder?

Psychische Symptome:

  • Müdigkeit und Erschöpfung
  • Demotivation und Antriebslosigkeit
  • Vergesslichkeit und Ineffektivität
  • Aggressivität und Niedergeschlagenheit
  • Schuldgefühle und Perfektionismus
  • Genervtheit und Gereiztheit
  • Abnehmende Leistungsfähigkeit und sinkende Stressresistenz

Körperliche Symptome

  • Anfälligkeit für Krankheiten (gerne direkt nach besonders stressigen Phasen) oder
  • Verschleppen von Krankheiten
  • Schlechter körperlicher Allgemeinzustand (u.a. weil Zeit für Bewegung, Pausen und gesunde Ernährung fehlt):
    • Rücken- und Kopfschmerzen
    • Magen-Darm-Beschwerden
    • Herz-Kreislauf-Krankheiten
    • Schlafstörungen, generell Schwierigkeiten, sich zu entspannen
    • Tics wie Zittern des Augenlids, Nägelkauen, Kontrollzwang (bspw häufiges Überprüfen, ob der Herd ausgeschaltet ist usw.)
    • Extreme Stressreaktionen: Ich kenne eine Führungskraft, die sich regelmäßig vor Meetings mit Ihrem Vorgesetzten übergeben musste
Wer als Führungskraft ständig verfügbar und ansprechbar ist, gerät irgendwann in die Überforderung. Wer nur noch erschöpft zur Arbeit geht, sollte sich dringend um sein Zeit- und Selbstmanagement kümmern.

Ich kann nicht mehr: Ständige Erreichbarkeit auf multiplen Kanälen. Überall biept und blinkt es: Mails. Messenger. Telefon. Großraumbüro. Melt down.

Deutliche Warnzeichen: Oft wird auch versucht, die obigen psychischen und körperlichen und Symptome auszugleichen. Bspw. indem Sie

  • Noch mehr arbeiten (etwa, um die abnehmende Leistung auszugleichen)
  • Mittel zur Leistungssteigerung oder Entspannung brauchen (Alkohol, Medikamente, Drogen, Einkaufen, Essen)
    Mindestens bei den letzten beiden Punkten raten wir Ihnen, ärztlichen Rat einzuholen (s. auch nächsten Absatz)

Habe ich einen Burnout?

Ein deutliches Warnzeichen ist eine starke, alles überlagernde Erschöpfung. Kürzlich habe ich mit einem Kunden telefoniert, der zur Arbeit fuhr und sich nicht mehr in der Lage sah, aus dem Auto auszusteigen, um in seine Firma zu gehen. Stattdessen fuhr er in die Klinik. Diagnose Burnout. Um das Risiko für einen beginnenden Burnout einzuschätzen, empfehlen wir diesen Schnelltest zu machen und sich zusätzlich professionellen Rat einzuholen. Außerdem können Sie sich hier weiter informieren:

Habe ich einen Boreout?

Es kann es auch andersherum sein: Statt Überforderung führt Unterforderung, der sogenannte Bore out, zu ähnlichen Symptomen. Im Gegensatz zum Burn out fehlt es hier entweder an sinnvollen oder ausreichend fordernden Aufgaben. Sie langweilen sich sozusagen krank. Unserer Erfahrung passiert das meistens MitarbeiterInnen, die “kalt gestellt” werden, bspw. einer Führungskraft, die nicht entlassen werden konnte, wurde ein Schreibtisch weitab von den KollegInnen zugewiesen – ohne Rechner und wirkliche Aufgaben. Auch hier gilt: Holen Sie sich ärztlichen Rat ein, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Schritt 2: Symptom-Check – Was trifft auf Sie zu?

So, und was tun Sie jetzt? Schreiben Sie bitte alle Symptome auf. Dadurch bekommt das Ganze nämlich eine Dringlichkeit und Verbindlichkeit. Schwarz auf weiß alle Symptome Ihres momentanen Arbeitsvolumen zu sehen, wirkt nämlich gleich anders. Allzu gerne weichen wir dieser Art von Bestandsaufnahme aus „ist nicht so schlimm!“. Seien Sie hier ehrlich zu sich – und schreiben Sie auch auf, über welchen Zeitraum es Ihnen bereits so geht.

Warum ist das wichtig? Weil es um Ihre Fähigkeit zur Selbstwahrnehmung geht. Denn das Fehlen dieser führt erst zur Überlastung. Logisch: Wenn ich meine eigenen Belastungsgrenzen nicht spüre (oder: nicht spüren will), kann ich auch nicht auf sie aufpassen.

Und trotzdem: Selbst wenn Sie es eigentlich besser wissen – die meisten Menschen arbeiten weiter. Und das hat Konsequenzen:

Warum eine überlastete Führungskraft gefährlich ist

Ein Arbeiten an / über der Belastungsgrenze hat nicht nur Auswirkungen auf Ihre psychische und körperliche Gesundheit. Es wirkt ebenso auf Ihr Verhalten ein und äußert sich in Veränderungen wie bspw. Ihrer Produktivität und Führungsstil.

Das Ganze ist neuropsychologisch einfach erklärt: Wenn Sie ständig unter großem Stress stehen, schaltet Ihr Gehirn in den Notfallmodus. Das steinzeitliche Überlebens-Programm springt an: Sie bekommen einen Tunnelblick, Ihre Wahrnehmung gilt vorrangig potenziellen Bedrohungen, auf die entweder mit Kampf, Flucht oder Erstarrung reagiert wird.

Je nachdem, was Sie für ein Typ sind, reagieren Sie also mit

Aggression (Kampf):
Merkmale:

  • Autoritärer Führungsstil, entscheidet alleine und über andere
  • Zunehmende Härte gegenüber Mitarbeitern, Kunden und sich selbst
  • Streitlust, schwarz-weiß-Denken, „ich gegen den Rest der Welt“ und „wer nicht mitzieht, ist gegen mich“
  • Eingehen von Risiken (in manchen Fällen positiv, da mutiger als sonst), bis hin zum Unterschätzen von Gefahren (bspw. bei Investments)
  • „Beratungsresistenz“ und fehlende Offenheit für Feedback, Vorschläge und Meinungen anderer

Vermeidungsverhalten (Flucht):
Merkmale:

  • Inkonsequenter Führungsstil, kein roter Faden erkennbar
  • Vermeiden von schwierigen Situationen und Aufgaben
  • Verschleppen von (dringenden) Entscheidungen
  • Zunehmender Perfektionismus, Sorge, dass die eigene Arbeit nicht gut genug ist
  • Angst vor Feedback und Urteilen anderer, bis hin zur Abschottung und “Verstecken” vor Kunden und Mitarbeitenden

Blockaden und Lähmungen (Erstarrung):
Merkmale:

  • Laissez faire Führungsstil
  • Generelle Unproduktivität und Unkonzentriertheit
  • Unentschlossenheit und Handlungsunfähigkeit, Schwierigkeiten, zu priorisieren
  • Starke Angst vor Fehlern und Feedback
  • Wälzen von Katastrophenszenarien
  • Verwerfen von Arbeitsergebnissen oder ständiges Anzweifeln dieser

 

Sie sehen: Unabhängig von der jeweils präferierten Verhaltensweise entsteht eine starke Einschränkung der Arbeits- und Führungsfähigkeit. Und wie sieht es bei Ihnen aus?

 

Ich kann nicht mehr - was kann ich tun? Erfahren Sie mit unserem Tool "Energie-Check", wie voll ihr Leistungsakku ist.

Übung Energie-Check: Was kostet Sie Kraft und was gibt Ihnen welche? Identifizieren Sie die Ursachen der Überforderung und finden Sie wirkungsvolle “Gegenmittel”

Schritt 3: Was macht Überforderung mit Ihnen?

Welche der obigen Folgen können Sie bei sich beobachten? Sind Sie zunehmend aggressiv, vermeiden Sie eher oder fühlen Sie sich oft nahezu ohnmächtig? Schreiben Sie auch hier alles auf. Es kann dabei sein, dass Sie feststellen, das Sie zwischen Kampf, Flucht und Erstarrung wechseln.

Und damit sind wir bei der (radikalen) Selbsterkenntnis. Wer sich entwickeln will, braucht Ehrlichkeit bei der Reflexion. Es ist oft unangenehm, wenn Idealbild und Wirklichkeit voneinander abweichen – doch das nagende Gefühl bei einer solchen Selbsterkenntnis ist hilfreich, schließlich gibt es Antrieb zur Veränderung.

Und wenn wir schon bei der Ehrlichkeit sind – kommen wir doch zur wichtigsten Frage:

Warum arbeite ich so viel? Allgemeine Ursachen

Was denken Sie? Was ist der Motor von Kampf, Flucht und Erstarrung?

Ganz einfach: Es ist Angst.

„Was? Ich habe keine Angst!“

Doch. Angst ist der Grund, warum Sie überhaupt in diese archaischen Verhaltensmuster fallen. Sie ist das Signal an das Gehirn, zu kämpfen, zu fliehen oder aufzugeben. Das Programm Ihres Hirns funkt permanent: „Gefahr! Gefahr!“ Es rechnet damit, dass gleich der Säbelzahntiger um die Ecke sprintet.

Nun gibt es keine Säbelzahntiger mehr. Bedauerlicherweise weiß ihr Gehirn das nicht. Ihr urzeitlicher Hirnteil reagiert zuverlässig auf die starke Ausschüttung von Stresshormonen mit einem sehr alten, simplen Programm.

Die Gefahr in diesem Fall die individuell wahrgenommene Belastung durch die Vielzahl an Aufgaben, Anforderungen und Erwartung. Und die Angst, diesen nicht genügen zu können, entscheidende Fehler zu machen. Es droht der Kontrollverlust.

Und genau dagegen kämpfen Sie an. Und wie? Sie arbeiten. Und arbeiten! Sie versuchen, alles zu steuern, kontrollierbar zu machen. Statt Ohnmacht also Omnipotenz?

Nun, Sie wissen es selbst: In der Realität ist es dann Mikromanagement, Überforderung und Erschöpfung. Statt alles zu kontrollieren, kontrolliert Sie die Arbeit. Ein selbstgeschaffenes Hamsterrad, dass sich immer schneller dreht.

Was können Sie tun? Was hilft wirklich?

Um aus diesem Reaktionsmuster auszusteigen, hilft es, den auslösenden Faktor zu identifizieren und alternative, bewusste Verhaltensmuster zu entwickeln. So kommen Sie von rigider Kontrolle zur echten Selbstführung und -Steuerung.

Was genau bei Ihnen der auslösende Faktor ist, kann ich aus der Ferne nun nicht sagen. Aber ich kann Ihnen einige der häufigsten Gründe nennen. Quasi die „Klassiker“, die uns so begegnen:

4 Gründe, warum Sie sich überfordern

1) Die Überzeugung, dass Arbeit hart sein muss.

Erst wenn, es weh tut, wenn Sie so richtig gebuckelt haben, ist das Ergebnis wertvoll? Alles was leicht fällt, ist verdächtig, weniger wert?

Hier trifft input- auf output-Orientierung. Fragen Sie sich doch mal selbst: Ist Ihnen wichtiger, was Sie reinstecken, als das, was Sie rausbekommen? Klar ist es immer gut, sich auch über den Weg zum Ziel Gedanken zu machen – aber das ist kein Selbstzweck. Bei Menschen, die stark inputorientiert sind, ist genau das passiert: Statt darauf zu achten, wie effektiv ihre Vorgehensweise ist, also welches Ergebnis (Output) sie produzieren, wird das Maß an Anstrengung (Input) zum Gradmesser für gute Arbeit.

2) Die Angst vor Schwäche.

Ein „ich kann nicht mehr“ zu äußern, scheint in so manchen Arbeitskontexten fast wie Selbstmord. Wie reagieren Vorgesetzte, KollegInnen und Mitarbeiterinnen darauf? Ein „Nein“ oder der Versuch, sich gegen Überarbeitung abzugrenzen wird in manchen Unternehmen nicht gern gesehen.

Erwartungen spielen hier auch eine große Rolle – und die Furcht, diese nicht zu erfüllen. Ganz gleich, ob es eigene hohe Erwartungen sind oder von außen gesetzte – in beiden Fällen wird ein Versagen, ein Nichterreichen als Schwäche gesehen.

3) Ein falsches Verständnis von Verantwortungsübernahme.

Als Führungskraft oder gar Geschäftsführung besitzen Sie viel Verantwortung. Oft genug für alles: Für den wirtschaftlichen Erfolg, den Bestand des Unternehmens, die MitarbeiterInnen etc.

Und typischerweise übernehmen Sie auch gerne Verantwortung? Vielleicht sogar ein bisschen zu gern? Manche Führungskräfte neigen dazu, für für alles zuständig zu sein. Dabei pflegen Sie einen durchaus patriarchalen Führungsstil, der die Mitarbeiter einerseits stark absichert, anderseits aber auch wenig Eigenverantwortung lässt.

Überprüfen Sie doch mal, ob es Ihnen schwer fällt, Aufgaben zu delegieren und loszulassen? Glauben Sie, überall unersetzbar zu sein, alles besser zu können oder selbst machen zu müssen? Ärgern Sie sich gleichzeitig, dass Ihre Mitarbeiter wenig eigenständig arbeiten? Das sind zwei Seiten der gleichen Medaille.

4) Angst vor Bedeutungslosigkeit.

Verknüpfen Sie den Wert Ihrer Arbeit mit Ihrem Selbstwert? Natürlich: Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens, unserer Identität. Verbunden mit einem starken Arbeitsethos (s. Punkt 1), und einem entsprechenden leistungsorientierten Umfeld kann das dazu führen, dass Arbeit irgendwann zum Lebensinhalt wird. Es fehlt an „Tankstellen“ und Auszeiten von der Arbeit, die Ihnen erlauben, auch andere Seiten Ihrer Persönlichkeit und Interessen zu bedienen. Diese Einseitigkeit wird vor allem dann problematisch, wenn die Arbeit selbst zum Stressfaktor wird.

Schritt 4: Das Muster hinterfragen

Wenn einer der 4 genannten Gründe auf Sie zutrifft – oder noch ein individueller hinzukommt, dann können Sie jetzt loslegen, sich schrittweise davon zu befreien. Am besten fangen Sie damit an, indem Sie sich jedes Mal, wenn Sie wieder unter Stress geraten, sich bewusst machen, wo der Druck eigentlich her kommt: Von Ihnen selbst. Und dann machen Sie einen Realitätstest:

  1. Muss Arbeit wirklich weh tun (Grund Nr. 1) geht es nicht einfacher und effektiver?
  2. Ist es tatsächlich ein „Makel“, wenn Sie pünktlich Feierabend machen wollen oder Aufgaben ablehnen (Grund 2) – oder nicht vielmehr ein Zeichen von gutem Zeit- und Selbstmanagement?
  3. Gehört es ernsthaft zu Ihrer Führungs-Aufgabe, dass Sie die Arbeit Ihrer MitarbeiterInnen machen (Grund 3) oder wäre es nicht eine win-win-Situation, wenn Sie Verantwortung delegieren?
  4. Wäre es heute nicht eine gute Gelegenheit, Ihre durch die Maßnahmen aus den drei obigen Punkten neu gewonnene freie Zeit dafür einzusetzen, etwas zu finden, was Ihnen neben der Arbeit (Grund 4) gut tut?

Probieren Sie es aus! Und hinterlassen Sie uns doch einen Kommentar, wie Ihnen die Umsetzung geglückt ist, welche Anmerkungen und Ideen Sie noch haben oder wo es hakt. Gerne können Sie uns auch für einen individuellen Termin kontaktieren.

 

Herzliche Grüße,

Ihre Wiebke Rimasch

 

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